Como se preparar para fiscalizações da Receita Federal e SEFAZ

Uma notificação de fiscalização pode surgir a qualquer momento. A Receita Federal, as Secretarias da Fazenda (SEFAZ) estaduais e os Conselhos de Classe realizam auditorias para garantir o cumprimento das obrigações fiscais, tributárias e profissionais. Empresas e profissionais que não se preparam correm o risco de enfrentar autuações, multas e até restrições para continuar operando. A fiscalização pode ser motivada por um erro em declarações, uma denúncia, um índice de dados que não bate com as informações enviadas ou até por uma seleção examinada. Quando isso acontece, não há tempo para organizar documentos ou revisar obrigações pendentes. A resposta precisa ser rápida e precisa. Se a empresa ou o profissional segue boas práticas, a fiscalização se torna um processo administrativo simples. Sem organização, a situação pode se complicar. Veja como reduzir riscos e evitar problemas. 1. Tenha documentos acessíveis A Receita Federal pode solicitar declarações, livros contábeis, notas fiscais e comprovantes de pagamento de tributos. A SEFAZ pode exigir registros de ICMS e documentos fiscais eletrônicos. Os Conselhos de Classe podem solicitar a comprovação de habilitação profissional e o cumprimento das normas da categoria. Manter tudo organizado facilita o atendimento às exigências. 2. Verifique se as obrigações estão em dia Tributos, taxas e declarações possuem prazos definidos. Atrasos e omissões são motivos comuns para fiscalizações e autuações. Antes que um órgão fiscalizador faça uma verificação, vale verificar se há pendências. 3. Responder notificações sem atrasos Ignorar ou adiar uma resposta pode resultar em avaliações mais severas. Cada notificação tem um prazo para cumprimento e pode exigir documentos ou justificativas. Uma leitura atenta evita falhas no envio de informações. 4. Conte com suporte técnico Contadores e advogados tributários conhecem as exigências de cada órgão fiscalizador. Se houver um problema, esses profissionais ajudam a entender o que está sendo cobrado e a tomar as medidas adequadas. 5. Revise processos periodicamente Antes que uma fiscalização externa aconteça, vale a pena revisar tributos, declarações e documentos para identificar possíveis falhas. Ajustes preventivos evitam autuações e riscos no momento da inspeção. Leia também: Como lidar com clientes que não enviam documentos no prazo?